Mietin kuinka hyvin nykypäivänä saatavilla oleva ChatGPT-tekoäly suoriutuu työvuorosuunnittelusta?
Aihe on kiinnostavaa, koska työvuorosuunnittelu on paljon erilaisia ja monimutkaisia muuttujia sisältävä prosessi, ja jolla on merkittävä vaikutus liiketoiminnan onnistumiseen. Suunnittelussa lähdetään liikkeelle organisaation tarpeista eli erilaisista tehtävistä, joita toimipisteen ylläpitämiseen tarvitaan (esim. ennustetut asiakasmäärät ja suunnitellut tavarantoimitukset). Työvuorosuunnittelijan tulee tuntea nämä tarpeet ja ennusteet suunnittelujaksolle, käytettävissä oleva henkilökunta ja heidän osaaminensa, työvuorotoiveet ja rajoitteet, työsopimusrakenne, lakiin ja työehtosopimukseen liittyvät määräykset sekä oikeudenmukaista ja terveellistä työskentelyä koskevat linjaukset, jotta työvuoroista saadaan monesta näkökulmasta katsottuna toimivia. Tämän kokonaisuuden hallinta vaatii meiltä ihmisiltä melkoisen määrän aivokapasiteettia.
Toimivaa työvuosuunnittelua halutaan, koska sen hyödyt organisaatiolle ovat merkittäviä. Kun työvuorot mitoitetaan mahdollisimman lähelle todellista tarvetta, ei synny hukkaa. Toimivissa työvuorossa ei ole liian vähän henkilöstöä palvelemassa asiakkaita eikä myöskään liikaa henkilöitä. Väärin mitoitetun henkilöstön palkkakustannusten osuus voi olla suhteettoman suuri toimipaikan tuloihin nähden. Alimiehitys on puolestaan pitkäkestoisena jatkuen työntekijöille uupumisriski, mikä johtaa herkästi sairauspoissaoloihin ja muihin terveyshaasteisiin sekä kasvavaan vaihtuvuuteen. Toimiva työvuorosuunnittelu voi myös olla merkittävä kilpailuetu kiristyvillä työmarkkinoilla ja työvoimapulan kohdatessa organisaatioita. Mahdollistamalla työntekijöille ergonomiset työvuorot, työvuorotoiveiden toteutuminen ja vuorojen vaihtomahdollisuudet, vaikutetaan positiivisesti henkilöstökokemukseen, jolla on puolestaan myönteisiä vaikutuksia työviihtyvyyden kautta asiakaspalvelun laatuun, suoriutumiseen ja pysyvyyteen.
Tekoälyn on sanottu voittavan ihmisen monimutkaisissa matemaattisissa ja datan käsittelyyn liittyvissä tehtävissä, koska meidän ihmisten ”laskentateho” ei yksinkertaisesti riitä samaan. OpenAI julkaisi tekoälypohjaisen ChatGPT-palvelunsa marraskuussa 2022. Suurta suosiota saaneelta tekoälyltä voi kysyä vastauksia kiperiin kysymyksiin tai pyytää kirjoittamaan blogipostaus haluamastasi aiheesta. Kokeilin palvelun ilmaisversiolla, kuinka se suoriutuu työvuorosuunnitelman laatimisesta annettujen ehtojen puitteissa. Vaikka toimeksiantoni olikin aika yksinkertainen, yllätyin kuitenkin ”robon” suoriutumisesta ja kuinka se onnistui miehittämään kuvitteellisen kauppani viikon verran työvuoroista huomioiden erilaisia vaatimuksia. Generoin tuloksia monta kertaa ja muutin toimeksiantoani perustuen saamiini vastauksiin, mutta joka kerta se ei kuitenkaan onnistunut. Tekoäly ei esimerkiksi päättele ohjeita puolestasi vaan vaatii tarkkoja ohjeita toimiakseen. Esimerkiksi osa-aikaiselle työntekijälle se saattoi ehdottaa yli 40 tuntia työaikaa, kun en kertonut mitä tuntimäärää ei saa ylittää. Jossain kohden kokoaikaisuus ei tarkoittanut määrittelemääni 40 tuntia viikkoa kohden, kun en ollut sitä ilmaissut riittävän yksiselitteisesti. Lisäksi eräs työntekijä joutui lauantaina iltavuoroon, vaikka hän oli toivonut koko viikonloppua vapaaksi. Harjoitukseni osoitti mistä tekoälysovellusten kehittämisessä on oikeastaan kyse eli jatkuvasta oppimisesta. Tekoälyn suorituskykyä voi kehittää parantamalla sille syötettyjä parametrejä ja dataa. Sille voi myös kertoa milloin ja miksi se teki väärin, jolloin seuraavalla kerralla se osaa ehdottaa toista ratkaisua. Tutustu kokeiluni tarkempiin tuloksiin tämän blogikirjoituksen lopussa.
Vaikka tekoälysovellukset tuovat merkittävää etua monimutkaisten laskutoimitusten tekemiseen, suunnitteluprosessin automatisointi ei kuitenkaan tarkoita, etteikö meitä ihmisiä edelleen tarvittaisi myös tulevaisuudessa. Työvuorosuunnittelun ammattilaisia tarvitaan liiketoimintatarpeiden ennustamisessa ja resurssoinnin haasteiden tunnistamiseen, jatkuvaan vuoropuheluun henkilöstön ja liiketoiminnan edustajien kanssa, poikkeustilanteiden hallintaan ja ratkaisuun sekä entistä parempien työvuorokäytänteiden kehittämiseen vain nimetäkseni muutaman tärkeän tehtävän, jossa ihminen on konetta parempi myös tulevaisuudessa. Parhaimmillaan teknologia sujuvoittaa työntekoamme poistamalla rutiininluontoisia ja aikaa vieviä tehtäviä, jolloin meille ihmisille jää enemmän aikaa lisäarvoa tuottaviin tehtäviin. Teknologiaa hyödyntäville organisaatioille tarjoutuu parempia mahdollisuuksia rakentaa parempia työpaikkoja ja menestyä kilpailussa. Modernit henkilöstökäytännöt ovat jo nykypäivää ja vielä vahvemmin tulevaisuuttamme. On kuitenkin hyvä muistaa, ettei pikavoittoja ole heti saatavilla. Lähtemällä ketterällä kehittämisotteella liikkeelle ja rakentamalla prototyyppeistä yhä parempia versioita löytyy lopulta ne toimivia ratkaisuja, joista organisaatio saa merkittäviä hyötyjä. Tärkeää on ennen kaikkea lähteä liikkeelle ja organisaatiossa tunnistetuista tarpeista lähtöisin.
Tietoturvahuomautus! Tein tämän kokeiluni kuvitteellisella ja keksimälläni datalla. ChatGPT:n käyttöehtojen mukaan työkalua kehittävällä OpenAI:lla on oikeus käyttää kaikkea chatin ilmaisversioon vietyä dataa, joten oikean ja henkilötietoja sisältävän datan vieminen työkaluun on tietoturvariski.
Keskusteluni ChatGPT:n kanssa alla (tässä useamman iteraation jälkeen saamani lopputulos):
Ps. tuloksista huomataan, että vielä olisi pitänyt tekoälyä opettaa mm. Lisan ja Anthonyn osalta, koska heidän viikkotunnit ylittävät sallitun 40 tuntia. Lisäksi toimeksiantooni jäi vielä aikaisemmista versioista ”Elisa” niminen henkilö, joka saattoi sekottaa tekoälyä Lisan suhteen. Myöskään iltavuorojen resursointi ei mennyt ihan putkeen. Ei siis täydellistä, mutta hyvin mielenkiintoista mihin voi vielä kehittyä tulevaisuudessa.
Kiitos, että jaksoit tutustua tähän blogikirjoitukseen! 🙂
#työvuorosuunnittelu #tekoäly #HRteknologia #liiketoiminnankehittäminen #ketteräkehittäminen #ChatGPT #OpenAI