Teknologia toimii nykyään kaikissa organisaatioissa strategian mahdollistajana. Yritykset hankkivat ja uudistavat tietojärjestelmiä tehostaakseen toimintaansa, parantaakseen kannattavuuttaan ja lisätäkseen liikevaihtoaan. HR ei poikkea muista organisaation osista vaan teknologian avulla voidaan digitalisoida ja tehostaa henkilöstötyötä. Tämä mahdollistaa HR:n fokuksen siirtämisen manuaalisesti tehtävien operatiivisten prosessien toteuttamisesta strategisempaan ja liiketoiminnan kumppanuutta vahvistavaan lisäarvoa tuottavaan toimintaan.
Henkilöstötyön digitalisointi haastaa yrityksiä, jotka joutuvat tarkkaan miettimään mihin investoida resurssejaan paremman asiakasarvon luomiseksi. Onnistuneen digimuutoksen läpivienti koostuu monista elementeistä, joita tulee kokonaisuutena kyetä hallitsemaan.
Projektin tavoitteiden ja onnistumisen mittarien määritteleminen
Järjestelmähankinnan tulee pohjautua liiketoiminnan tarpeeseen, joka asettaa tavoitteet henkilöstötyön digitalisoinnille, kuten esimerkiksi HR-järjestelmän käyttöönottoprojektille. Tuloskeskeisen toiminnan tulee lähteä mitattavista tavoitteista, joiden onnistuminen varmistetaan säännöllisellä seurannalla. Henkilöstötyön digitalisoinnille tulee asettaa selkeät, mitattavat, vastuutettavat, realistiset ja aikaan sidotut tavoitteet. SMART (specific, measurable, assignable, realistic and time-related) tukee selkeiden tavoitteiden määrittelyssä. Tavoitteiden tulee olla asiakaskeskeisiä, jotta järjestelmään toteutetut prosessit palvelevat kaikkia olennaisia asiakasryhmiä, joten asiakas on syytä kuvata tiimin kanssa.
Tavoitteiden tulee ohjata projektityöskentelyä koko projektin ajan ja sen aikana tehtävien päätösten tulee tukea näiden tavoitteiden saavuttamista. Käyttöönoton jälkeen olisi lohdutonta todeta, ettei HR-prosessien automaatioaste kasvanutkaan odotusten mukaisesti tai uudet prosessit eivät tuoneetkaan toivottua sujuvuutta käyttäjien arkeen.
Tavoitteiden määrittelyssä konkretia on tärkeää. Tavoitteiden asettamista voi lähestyä esimerkiksi tekemällä käyttötapauskuvauksia ja ”user storyja” nyky- ja tavoitetilasta. Jos tavoitellaan esimerkiksi esihenkilöiden säästynyttä työaikaa, tulee mitata paljonko he käyttävät työaikaansa hallinnollisiin HR-tehtäviin ja verrata sitä muutoksen jälkeiseen tilanteeseen kun ratkaisut on implementoitu järjestelmään. Esihenkilöiltä hallinnollisesta työstä säästyneen työajan tavoitteleminen on tärkeää, jotta he voivat siirtää huomiotaan ja energiaansa enemmän kohtaamisiin henkilöstön ja asiakkaiden kanssa.
Tavoitteiden lisäksi yrityksillä on vaatimuksia, joihin uuden järjestelmän tulisi vastata. Nämä vaatimukset on tyypillisesti kirkastettu tarjouspyyntövaiheessa. Projektin aikana tulee varmistaa, että nämä liiketoimintaa tukevat vaatimukset tulevat toteutettua järjestelmään ja siirrettyä uudeksi toimintamalliksi arkeen. Vaatimukset konkretisoituvat uudistuneina HR-prosesseina, jotka on suunniteltu tukemaan arvontuottoa yritykselle ja sen asiakkaille.
Yrityksen johto on tärkeää sitouttaa projektin tavoitteisiin ja varmistaa heidän tuki uudistetuille toimintamalleille. Heidät on tärkeää pitää ajan tasalla viestimällä oikea-aikaisesti ja riittävästi sekä osallistaa heitä päätöksentekoon. Heidän odotuksensa yhtenä keskeisenä asiakas- ja käyttäjäryhmänä on oltava projektitiimin tiedossa ohjaamassa ratkaisujen suunnittelua ja toteutusta.
Sujuvuuden tuominen käyttäjien arkeen
Käyttöönottoprojektissa tulee palata ennakkoon asetettuihin vaatimuksiin ja aikaisempiin prosessikuvauksiin sekä päivittää nämä vastaamaan uutta toimintamallia. Onnistuneimmat toteutukset ja sujuvimmat prosessit ovat lopulta yksinkertaisia (”Keep it simple, short and stupid”). Tavoittele myös yhtenäisiä prosesseja, joiden ohjeistaminen ja oppiminen on helpompaa verrattuna siihen, että eri organisaation osissa samaa prosessia toteutettaisiin eri tavoin. Pyri myös automatisoimaan kaikki manuaaliset ja toistuvat työvaiheet aina kun se on mahdollista.
Kun kerralla tuodaan paljon uutta arkeen, ihmisen omaksumiskyky ei riitä kaiken oppimiseen nopeasti. Onnistunut valinta voikin olla muutamien keskeisten ja kriittiseksi määriteltyjen prosessin uudistaminen uuden järjestelmän myötä. Kun käyttäjät ovat oppineet käyttämään näitä prosesseja, voi vähitellen tuoda uusia tärkeitä prosesseja ja toimintoja helpottamaan käyttäjien arkea. Yksinkertaisten prosessien vaatiman konfiguraation toteuttaminen on myös edullisempaa. Lisäksi uuden konfiguraation lisääminen myöhemmin on myös halvempaa ja helpompaa kuin monimutkaisen konfiguraation purkaminen jälkikäteen. Ketteryydessä puhutaan ”Minimum viable product” kun halutaan pienimmillä mahdollisilla resursseilla toteuttaa käytön mahdollistava ratkaisu, jota kokeillaan asiakkaiden kanssa ja heiltä saadun palautteen avulla rakennetaan siitä parempi versio.
Kun määrittelet tavoitetilaa tukevia prosesseja, rakenna niihin liittyvät integraatiot, raportit ja mittarit samalla kertaa, koska ne eivät ole erillisiä asioita ja niiden toteuttamismahdollisuudet ovat suoraan johdannaisia siitä miten prosessit on toteutettu järjestelmään. Pahimmillaan prosessia koskevat päätökset estävät tehokkaiden integraatioiden toteuttamisen eivätkä mahdollista datan hyötykäyttöä myöhemmin.
Riittävien resurssien ja ajankäytön varmistaminen
Isojakin muutoksia saatetaan tehdä liian pienillä henkilöstöresursseilla, mikä on merkittävä riski projektin onnistumiselle ja saattaa johtaa tarpeettomiin ja yllättäviin kustannuksiin. Projektiin osallistuville on syytä järjestää mahdollisimman paljon aikaa projektitöiden tekemiseen, jotta kiire ei estä optimaalisten ratkaisujen löytämistä eikä kuormita ihmisten jaksamista. Riittävän ajankäytön varmistaminen saa asiantuntijat tulemaan työpajoihin valmistautuneena. Lisäksi heillä on aikaa tehdä tarvittavia selvityksiä järjestelmän tulevia käyttäjiä konsultoimalla läpi projektin toteutuksen, mikä vahvistaa asiakaslähtöistä tekemistä. Väliaikaisen henkilöstön käyttäminen päivittäisen työn tekemiseen on monesti perusteltua, jotta yrityksesi ammattilaiset voivat keskittyä uuden järjestelmän rakentamiseen ja oppimiseen. Ja vaikka kyse ei ole pelkästään IT-projektista, IT:n asiantuntemusta tarvitaan koko projektin ajan (mm. integraatiot, käyttövaltuudet ja tietoturva vaativat erikoisosaamista).
Järjestelmäprojektin onnistunut toteutus vaatii siihen nimetyn osaavan projektipäällikön, joka varmistaa että tiimillä on selkeä ymmärrys mitä heiltä odotetaan ja milloin asioita on tehtävä. Hän varmistaa viestinnän projektin sidosryhmien kesken, kuten asiakkaiden, omistajien ja järjestelmätoimittajan kanssa. Hyödynnä myös ulkopuolista näkökulmaa, joka auttaa ratkaisujen suunnittelussa haastamalla tiimiä tekemään parhaita ratkaisuja. Kukaan ei halua, että projekti epäonnistuu asiantuntijoiden uupuessa, vaihtaessa työpaikkaa tai tehdessä kiireessä huonoja ratkaisuja.
Projektit ovat päätöstenteon paikka
Projektiin osallistuminen tarkoittaa myös päätösten tekemistä ja projektin eteneminen voi olla kiinni siitä saadaanko päätöksiä riittävässä ajassa tehtyä vai jäädäänkö niiden kanssa jumiin jos oikeat henkilöt eivät ole mukana työpajoissa. Parhaiten työnsä tuntee se henkilö, joka tekee sitä päivittäin eli HR-järjestelmien näkökulmasta HR-prosessien parissa työskentelevät HR-asiantuntijat ja esihenkilöt. Heidät on syytä sitouttaa tiiviisti projektiin ja antaa heille valtuuksia tehdä päätöksiä. Kun tavoitteet ovat kirkkaana mielessä, asiantuntijat osaavat tehdä parhaimmat päätökset. On myös syytä huomioida, että niin prosessien kuin toimintatapojen tulee muuttua ajassa liiketoimintavaatimusten mukaisesti, jolloin myös aikaisemmin tehtyjä päätöksiä voidaan joutua muuttamaan. Ennen päätösten tekoa on tärkeää varmistaa, että tiimi on kuullut riittävän monipuolisesti erilaisia näkemyksiä ja kaikki ovat päässeet ääneen.
Datalla on kriittinen merkitys lopputuloksille
Projektissa on huolehdittava, että vanhoista järjestelmistä siirrettävä data on riittävän laadukasta. Datasta löytyvät virheet on korjattava ennen kuin se migratoidaan uuteen järjestelmään. Lisäksi on päätettävä mitä tehdään historiadatalle, koska sen siirtäminen kokonaisuudessaan uuteen järjestelmään on kallista, mutta toisaalta tiedolla on vielä pitkään käyttöarvoa. Uusia prosesseja suunniteltaessa on varmistettava myös, ettei virheellistä dataa pääse syntymään järjestelmään. Tätä varten on hyödyllistä tunnistaa aikaisempien prosessien haasteet ja korjata ne projektissa. Järjestelmä on vain yhtä hyvä, kuin sen sisältämä data. Jos data on epäluotettavaa, ei siitä saatavaa tietoa voida käyttää ohjaamaan päätöksentekoa liiketoiminnan kehittämiseksi ja arvokas kilpailuetu menetetään.
Suunnitelmallisuus tukee projektin toteutusta
Sanotaan, että hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Projektisuunnitelma toimii koko projektin selkärankana, sillä se tukee yhteistyön tekemistä, viestintää ja tavoitteiden etenemisen seurantaa. Hyvin viestitty projektisuunnitelma pitää kaikki sidosryhmät tietoisina siitä mitä tavoitellaan ja mitä seuraavaksi tapahtuu. Projekti voidaan toteuttaa monilla eri tavoin, kuten perinteisen vesiputousmallin tai ketterämmän sprinttimallin mukaisesti. Monesti järjestelmätoimittajilla on omat projektimetodologiansa, joiden mukaan järjestelmien käyttöönotot toteutetaan.
Huolellinen testaaminen vaatii paljon aikaa
HR-järjestelmäprojektien työläin vaihe on testaaminen, kun selvitetään toimiiko suunnitellut prosessit ja tehdyt konfiguraatiot niin kuin niiden pitäisi kaikkien eri asiakkaiden näkökulmista katsottuna. Testausta tulee koordinoida osaava testauspäällikkö, joka yhdessä asiantuntijoiden kanssa määrittelee tarvittavat testisuunnitelmat ja testitapaukset. Testaukseen on syytä osallistaa myös järjestelmän loppukäyttäjiä, kuten esihenkilöitä ja työntekijöitä, jotta varmistetaan asiakaskeskeisyys myös tässä kriittisessä vaiheessa projektia. Testauksen myötä prosesseja voidaan jouduta vielä muokkaamaan, mikä edellyttää uudelleen testaamista ja testitulosten hyväksymistä.
Hiljaisen tiedon dokumentointi heti projektin alusta alkaen
Projektin aikana kaikki siihen osallistuvat tahot oppivat ja oivaltavat valtavasti uutta tietoa. Keskeinen tapa varmistaa onnistunut läpimeno on dokumentoida kertynyt osaaminen tiimille työohjeiksi, prosessikuvauksiksi ja tietopankiksi luontevaa digitaalista ympäristöä käyttäen (yhtenä vaihtoehtona on esimerkiksi Confluence). Yhteisen dokumentoinnin avulla varmistetaan, ettei tieto ole vain harvojen käytössä ja katoa heidän vaihtaessa työpaikkaa. Dokumentointi myös varmistaa, ettei asioita jatkossa tehdä muistinvaraisesti ja ohjeet on ymmärretty yhteisellä tavalla. Dokumentoinnin aloittaminen on syytä tehdä heti projektin alussa sopimalla siihen liittyvät käytännöt projektilaisten kanssa.
Tulevaisuuteen valmistautuminen tulee aloittaa ajoissa
Järjestelmän ”Go-Live” -päivä on koko projektin odotetuin hetki, kun käyttäjät pääsevät kirjautumaan järjestelmään ja käyttämään sen toimintoja. Tätä hetkeä varten tulee olla hyvissä ajoin selvillä minkälaiset roolit liittyvät järjestelmän käytön aikaiseen ylläpitoon ja jatkokehitykseen. Lisäksi tulee olla asetettuna toimintamallit, miten järjestelmän käyttäjät saavat tarvittavan osaamisen ja tuen järjestelmän sujuvaan käyttöön. Suunnittele tiimin kanssa myös toimintamalli järjestelmän kehitykseen (esim. ketteriä menetelmiä hyödyntävät toimintamallit voivat toimia työskentelyn tukena).
Niin lohduttomalta kuin se kuulostaakin järjestelmä ei ole valmis edes silloin kun se otetaan käyttöön. Järjestelmästä saadaan parhaat hyödyt irti silloin kun sitä mukautetaan jatkuvan parantamisen avulla tukemaan muuttuvia liiketoimintatarpeita ja yrityksen strategian toteuttamista. Tärkeää on kuitenkin varmistaa, että ennen käyttöönottohetkeä kriittiseksi määritetyt ja projektin tavoitteita tukevat prosessit ovat optimaalisesti toteutettu eikä käyttöönotto aiheuta liikaa kuormitusta yrityksen arkeen. Budjettiin on syytä varata rahaa myös järjestelmän jatkokehittämiseen.
Projektin aikana on hyödyllistä ottaa käyttöön backlog eli kehityslista, johon voi koota myöhemmin toteuttavia tarvittavia parannuksia järjestelmään. Tiimin kanssa tulee sopia heti alussa, miten näiden toiveiden ja muutostarpeiden asiakasarvo määritellään, jotta ne voidaan priorisoida ja asettaa toteutusjärjestykseen roadmapille eli kehityksen tiekartalle. Backlog tukee projektin toteutusta auttamalla tiimiä fokusoimaan tekemisensä tavoitteiden mukaiseen toimintaan ja vähentämällä rönsyilyä. Hyvät ideat eivät kuitenkaan häviä, kun ne systemaattisesti kirjataan talteen myöhempää käyttöä varten. Lisäksi tulee päättää panostaako järjestelmän kehityksessä ja ylläpidossa omavaraisuuteen vai hyödynnetäänkö enemmän ulkopuolisen kumppanin ammattitaitoa.
Henkilöstötyön digitalisointi on liiketaloudellisesti kannattava kehityssuunta
Yritys on tehnyt järkevän valinnan, kun henkilöstötyön digitalisointia on jo tehty tai suunnitellaan tehtävän lähiaikoina. Paitsi tehostuneen työajan myötä saatuja eurosäästöjä, toimenpiteiden avulla parannetaan henkilöstötyön laatua, vähennetään riskejä, sujuvoitetaan henkilöstön arkea ja edistetään myönteistä henkilöstökokemusta, joka monien tutkimusten mukaan vaikuttaa positiivisesti asiakaskokemukseen, kun asiakaskohtaamisia hoitaa työssään viihtyvä ammattilainen. Parempi asiakaskokemus saa asiakkaan tulemaan uudelleen ja ostamaan enemmän, mikä taas vaikuttaa positiivisesti yrityksen liikevaihtoon.
Parhaimmillaan henkilöstötyön digitalisoinnissa yhdistyy moderni teknologia ja HR-asiantuntemus vastaamaan organisaation tarpeita, työntekijälähtöinen suunnittelu, automaation tuoma tehokkuus, inkrementaalinen kehittäminen sekä datasta saatava älykkyys, joka mahdollistaa tietopohjaisen henkilöstötyön tukemaan liiketoiminnan menestymistä.
#projectmanagement
#HRIS